L'implantation va bon train

La responsable du SYGES, Sonia Morin, adjointe au vice-rectorat aux études supérieures et à la formation continue, et la chargée de projet, Nathalie Vanasse, analyste au Service des technologies de l'information.

Photo : Michel Caron

3 juillet 2008

Rachel Hébert

Les dossiers étudiants aux études supérieures présentent des particularités de gestion qui les distinguent de ceux du 1^er cycle. C'est précisément pour répondre à ces besoins spécifiques qu'un système de gestion des dossiers étudiants aux études supérieures (SYGES) est en développement sous la gouverne du vice-rectorat aux études supérieures et à la formation continue et du Service des technologies de l'information. La phase 1 est en voie d'être terminée, et l'outil répond aux attentes, selon la responsable du projet, Sonia Morin.

«Les présentations que nous avons faites en mai et juin auprès des facultés ont confirmé que nous étions dans la bonne voie et que le système allait combler véritablement leurs besoins, a commenté Sonia Morin. Tous les intervenants dans la gestion du dossier étudiant sont impatients de le voir implanté dans leur faculté.» Identifier un directeur de recherche, connaître les caractéristiques d'un projet de recherche, gérer la composition d'un jury et les évaluations, faire le suivi de la progression de chaque étudiant dans son programme de maîtrise ou de doctorat, ce ne sont là que quelques exemples des multiples possibilités que peut offrir le très convivial SYGES. «On a vraiment un beau système!», de s'exclamer Sonia Morin.

C'est vrai qu'il est beau, ce SYGES, avec son architecture souple et extensible, son application intégrée et paramétrable pour l'ensemble des facultés et ses outils de correspondance automatisés. Et il ne fera qu'embellir avec le temps. La phase 1 consistait à développer des fonctionnalités communes pour l'ensemble des facultés, par exemple, la gestion des évaluations par jury. L'implantation du SYGES se fera cet automne à la Faculté de génie, faculté-pilote dans ce grand projet. Pour la phase 2, il s'agira de mettre au point des outils spécifiques de chaque faculté et d'apporter des améliorations. Il est prévu notamment d'intégrer un outil de gestion des admissions et un outil permettant de dresser un portrait du soutien financier. Enfin, la phase 3 traitera de la gestion des programmes de 2^e et 3^e cycles. Le système est développé dans le nouvel environnement institutionnel J2EE, plus souple que l'ancien. «Nous avons dû relever plusieurs défis pour le mettre au point, et nous avons beaucoup appris», indique Nathalie Vanasse, chargée de ce projet pour le Service des technologies de l'information. «Le résultat est un outil convivial et très performant.»

Après la Faculté de génie, ce sera au tour de la Faculté des lettres et sciences humaines ainsi que de la Faculté des sciences de bénéficier de ce système tant attendu, au trimestre d'hiver 2009. Par la suite, les autres facultés seront appelées à participer à l'implantation du SYGES pour leur gestion des dossiers étudiants aux études supérieures.